Så skapar kommuner verklig nytta med digitalisering
Digitalisering handlar inte om att införa så många system som möjligt. Den ska förenkla vardagen, skapa säkrare arbetssätt och hjälpa verksamheten att använda sina resurser bättre. Ändå finns informationen i många kommunala verksamheter fortfarande utspridd i mejl, kalkylblad och flera olika system. Det skapar mer administration, försvårar uppföljningen och ökar risken för att viktig information faller mellan stolarna.
Hur går man då från enskilda digitala lösningar till ett mer strukturerat och sammanhållet arbetssätt?
SKR lyfter ett gemensamt och behovsdrivet arbetssätt
Genom Handslaget för digitalisering har Sveriges kommuner tillsammans med SKR-koncernen enats om en strategisk agenda för välfärdsutveckling genom digitalisering. Arbetet utgår från kommunernas gemensamma behov och omfattar bland annat initiativ inom socialtjänst, välfärdsteknik, cybersäkerhet och digital infrastruktur. Det visar att digitalisering inte bör betraktas som ett avgränsat IT-projekt. Den behöver vara en del av verksamhetens långsiktiga utveckling.
En viktig del av arbetssättet är att:
- Utgå från ett tydligt behov i verksamheten
- Beskriva vilket resultat och vilken nytta som ska uppnås
- Formulera konkreta effektmål
- Skapa tydligare och mer gemensamma krav
- Följa utvecklingen med statistik och indikatorer
- Använda resultatet för fortsatt lärande och prioritering
Börja med behovet. Inte med tekniken
En digital satsning bör alltid börja med frågan:
Vilket problem behöver vi lösa?
Det kan exempelvis handla om att medarbetare lägger mycket tid på att leta efter information, registrerar samma uppgifter på flera ställen eller saknar en tydlig överblick över pågående ärenden. Först när behovet är definierat går det att avgöra vilken lösning som behövs och vilka effekter den ska skapa.
Inom hanteringen av välfärdsteknik kan målen exempelvis vara att:
- Minska den manuella administrationen
- Skapa bättre kontroll över enheter och installationer
- Säkerställa att varje ärende följs upp
- Ge tekniker och administratörer tillgång till rätt information
- Förbättra underlaget för statistik och beslut
- Skapa tydligare ansvar genom hela processen
Sammanhållna arbetsflöden ger bättre kontroll
Hanteringen av välfärdsteknik omfattar många olika steg. En enhet ska beställas, tas emot, installeras, underhållas, inventeras och slutligen återtas.
När informationen hanteras i separata system, mejltrådar eller kalkylblad blir det svårt att få en samlad bild. Det kan även göra verksamheten beroende av enskilda medarbetares kunskap och egna rutiner.
Ett sammanhållet verksamhetsstöd skapar i stället en gemensam process där informationen följer ärendet och enheten genom hela kedjan.
Det ger verksamheten bättre möjligheter att arbeta enhetligt, se vad som har gjorts och upptäcka när något behöver följas upp.
Så stödjer OptiCare ett mer strukturerat arbetssätt
OptiCare är utvecklat för kommuner och andra verksamheter som hanterar välfärdsteknik.
I systemet kan hela processen samlas på ett ställe från beställning och installation till service, inventering, återtag och uppföljning. Resultatet är inte bara en digital process. Det är ett mer enhetligt, spårbart och kvalitetssäkrat arbetssätt.
Det gör det möjligt att:
- Samla information om ärenden, kunder och enheter
- Skapa tydliga arbetsflöden och ansvarsområden
- Följa vem som har gjort vad och när
- Ge tekniker tillgång till aktuell information i mobilen
- Skapa bättre underlag för uppföljning och beslut
- Ta fram statistik och rapporter
- Skapa bättre underlag för uppföljning och beslut
- Anpassa arbetssättet när verksamhetens behov förändras
Sammanhållna arbetsflöden ger bättre kontroll
När ett nytt system har införts börjar nästa viktiga arbete: att följa upp om den önskade nyttan faktiskt har uppnåtts. Har administrationen minskat? Har medarbetarna fått bättre överblick? Har antalet missade ärenden blivit färre? Har verksamheten fått bättre beslutsunderlag?
Genom att formulera tydliga mål redan från början blir det lättare att mäta resultatet och fortsätta utveckla arbetssättet. Det är också kärnan i ett behovsdrivet digitaliseringsarbete: att tekniken inte blir ett mål i sig, utan ett verktyg för att skapa en bättre verksamhet.
Hur sammanhållen är er hantering av välfärdsteknik?
Digitalisering skapar störst nytta när information, människor och arbetsprocesser hänger ihop. Med OptiCare får ni ett gemensamt system för hela hanteringen av välfärdsteknik med bättre överblick, full spårbarhet och större möjligheter att följa upp verksamheten. Vill ni se hur OptiCare kan anpassas efter era behov? Kontakta oss så berättar vi mer.