Automatisering inom välfärdsteknik.
Så kan kommunen frigöra tid och minska administrationen
Digitalisering och automatisering kan ge kommuner bättre förutsättningar att möta framtidens behov inom äldreomsorgen. När administrativa processer förenklas kan mer tid och fler resurser läggas på det som skapar störst värde: stödet och omsorgen till den enskilde.
Sveriges Kommuner och Regioner SKR, lyfter automatisering som en möjlig väg för att frigöra resurser till den faktiska omsorgen om äldre. Men automatisering handlar inte bara om att införa ny teknik. Det kräver också att verksamheten ser över sina befintliga processer och bedömer vilka moment som behövs, vilka som bör förändras och vilka som kan digitaliseras eller automatiseras.
Vad innebär automatisering i praktiken?
Automatisering innebär att en process utformas så att hela eller delar av den kan genomföras automatiskt. Det kan exempelvis handla om att information förs vidare mellan olika delar av verksamheten, att återkommande uppgifter skapas automatiskt eller att rätt person får en påminnelse när en åtgärd behöver utföras.
Om informationen är utspridd i flera system, kalkylblad, dokument och manuella arbetsflöden blir det svårt att skapa en sammanhängande process. Det ökar också risken för dubbelarbete, missad information och bristande uppföljning.
Inom hanteringen av välfärdsteknik finns ofta många administrativa moment:
Beställning
leverans och registrering
installation
service och felanmälan
lagerhantering
Återtag
dokumentation
statistik och uppföljning
Fyra viktiga delar enligt SKR
SKR beskriver flera delar som är viktiga för att lyckas med automatisering:
- Tydliga förberedelser
Verksamheten behöver definiera syftet och planera hur nyttan ska uppnås och följas upp. - Kunskap om verksamhetens processer
För att kunna förbättra ett arbetsflöde behöver kommunen förstå dagens arbetssätt, behov och utmaningar. - Val av rätt processer
Det kan vara klokt att börja i mindre skala och prioritera de moment där automatisering kan skapa störst nytta. - Förändringsledning och uppföljning
Medarbetarna behöver involveras och effekterna måste mätas för att säkerställa att förändringen verkligen ger önskat resultat.
OptiCare samlar hanteringen av välfärdsteknik
OptiCare är utvecklat för att samla kommunens hantering av välfärdsteknik i ett gemensamt system. I stället för att information finns utspridd kan hela flödet följas, från beställning och installation till service, återtag och uppföljning.
Det skapar bättre förutsättningar för att:
- automatisera återkommande och repetitiva moment
- minska behovet av manuell administration
- skapa tydligare och mer enhetliga arbetsprocesser
- säkerställa att information når rätt person
- minska risken för att uppgifter faller mellan stolarna
- få en samlad bild av produkter, kunder och ärenden
- ta fram statistik och underlag för uppföljning
- frigöra tid för mer värdeskapande arbetsuppgifter
OptiCare kan även integreras med andra system. Det gör det möjligt att skapa mer sammanhängande informationsflöden och minska behovet av att registrera eller flytta information manuellt mellan olika delar av verksamheten.
Från administration till värdeskapande arbete
Målet med automatisering är inte att digitalisera varje moment för sakens skull. Målet är att skapa enklare, säkrare och mer sammanhängande arbetssätt.
Med rätt processer och ett system som håller ihop informationen kan kommunen minska onödig administration, förbättra kvaliteten och frigöra resurser till andra delar av verksamheten.
Vill ni undersöka hur OptiCare kan förenkla och automatisera hanteringen av välfärdsteknik i er kommun?